Tvrtka koja se bavi trgovinom svaki je mjesec trošila dva do tri radna dana na slaganje izvještaja za upravu. Netko bi izvezao podatke iz ERP-a u Excel, ručno ih spajao, čistio i crtao tablice. Izvještaj bi stigao s tjedan dana zakašnjenja, a do sljedećeg mjeseca bio je već zastario. Vlasnik je pitao može li to ići samo od sebe.
Može, i to je upravo ono što povezivanje ERP-a i Power BI-ja rješava. Umjesto da čovjek svaki mjesec ponavlja isti ručni posao, podaci se jednom povežu, a zatim se izvještaj osvježava sam. Prošli smo kroz to korak po korak, bez tehničkog žargona.
Prvi korak je odrediti koje podatke izvještaj treba: prodaju, nabavu, zalihe, potraživanja i obveze. Drugi korak je spojiti se na izvor. Power BI se poveže izravno na bazu ERP-a ili na redovite izvoze koje ERP već radi, pa podatke povlači automatski. Treći korak je posložiti model, dakle definirati kako se tablice povezuju i kako se računaju marže, dani naplate i ostali pokazatelji, da se to više nikad ne radi ručno. Četvrti korak je izgraditi izvještaj koji uprava otvori i odmah vidi stanje, s mogućnošću da klikne dublje, do artikla, kupca ili poslovnice. Peti korak je postaviti automatsko osvježavanje, na primjer svako jutro, tako da su brojke uvijek svježe.
Kod ove tvrtke rezultat je bio dvostruk. Prvo, nestalo je dva do tri dana ručnog posla mjesečno, što je čovjeku vratilo vrijeme za korisnije stvari. Drugo, i važnije, izvještaj je postao pouzdan i pravovremen. Nema više zamrznutih formula ni kašnjenja, pa uprava odlučuje na svježim i točnim brojkama umjesto na slici od prije mjesec dana.
Pouka: ručno slaganje izvještaja je i sporo i riskantno, jer troši vrijeme i otvara prostor za greške. Kad se ERP jednom poveže s Power BI-jem, podaci teku sami, izvještaj se osvježava automatski, a firma prelazi s mjesečnog osvrta na prošlost na stalni uvid u sadašnjost. Ono što se prije radilo danima, sada radi bez ijednog ručnog koraka.
Ako svaki mjesec gubite dane na ručno slaganje izvještaja, vrijedi ih jednom povezati s izvorom i pustiti da se osvježavaju sami.