Tvrtka koja se bavi trgovinom donosila je odluke na temelju mjesečnog izvještaja o marži koji se ručno slagao u Excelu. Tri mjeseca zaredom izvještaj je pokazivao maržu oko 32 posto, pa je uprava mirno dijelila popuste i gurala promet. Kad je stigao stvarni financijski rezultat, marža je bila 27 posto. Razlika od pet postotnih bodova na godišnjoj razini bila je velik novac, a nitko nije znao odakle dolazi.
Uzrok je bio banalan i tipičan za ručne tablice. U izvještaju je jedna formula za nabavnu cijenu bila zamrznuta na stare vrijednosti, jer je netko prošli kvartal ručno zalijepio brojke umjesto da povuče žive podatke. Nabavne cijene su u međuvremenu porasle, ali izvještaj to nije vidio, pa je maržu prikazivao višom nego što je stvarno bila. Odluke o popustima donosile su se na temelju marže koje zapravo nije bilo.
Rješenje nije bilo samo ispraviti tu formulu, jer bi se sljedeća greška dogodila za koji mjesec. Rješenje je bilo maknuti ručni korak. Postavili smo izvještaj o marži koji se povlači izravno iz sustava, s aktualnim nabavnim cijenama, i osvježava se sam. Nema više kopiranja, lijepljenja ni zamrznutih ćelija. Uprava sada gleda maržu koja odgovara stvarnosti, u realnom vremenu, do razine skupine proizvoda i kupca.
Pouka: ručni izvještaj u Excelu je pogreška koja čeka svoj trenutak. Dovoljna je jedna zalijepljena brojka ili zaboravljena formula da tri mjeseca odlučujete na krivim podacima, a da to ne primijetite. Poslovna inteligencija taj rizik uklanja jer podatke povlači izravno iz izvora i osvježava ih automatski, pa izvještaj ne ovisi o tome je li se netko sjetio ažurirati tablicu.
Ako ključne odluke donosite na temelju ručnih Excel izvještaja, vrijedi provjeriti odgovaraju li brojke u njima stvarnom stanju u sustavu.