Veleprodaja sanitarija, prihod 4,1 mil. eura, 28 zaposlenih, 3.200 artikala. Vlasnik me zove jer mu je banka tražila izvještaj o profitabilnosti po grupama proizvoda, a on ga ne može složiti. Osam godina prati sve u jednom Excel fileu s 14 sheetova i makroima koje je sam pisao. Jedini ga on razumije. Kad ode na godišnji, nitko ne može izvući podatak.
Prošle godine prihodi su porasli 22 posto, dodali su 800 novih artikala, zaposlili 6 ljudi, otvorili drugi skladišni prostor. I Excel je počeo pucati. Formule se ciklički referenciraju, pivot tablice se učitavaju tri minute, i vlasnik više nije siguran jesu li marže točne jer se cijena nabave za iste artikle razlikuje ovisno o datumu unosa.
Pet znakova da ste prerasli Excel: samo jedna osoba razumije file, osvježavanje traje dulje od pola minute, ne možete odgovoriti na pitanje o marži po artiklu ili kupcu unutar pet minuta, podatke ručno prepisujete iz ERP-a, kad banka ili partner traži izvještaj trebate dane da ga pripremite. Ovaj vlasnik je imao svih pet.
To ne znači da mu treba SAP ili novi ERP. Podatke je imao u Luceedu, ali ih nitko nije izvlačio u oblik pogodan za analizu. Postavio sam tri stvari. Prvo, automatski izvoz podataka iz Luceeda u bazu iz koje se generiraju izvještaji. Bez ručnog prepisivanja, bez copy-paste, bez makroa koji se kvare. Drugo, financijski dashboard: mjesečni RDG, EBITDA, marža po grupama proizvoda (sanitarni čvorovi, keramika, armature, instalacijski materijal), top 20 kupaca po profitabilnosti, obrtni kapital i dani naplate. Treće, operativni dashboard: prodaja po prodavaču, po artiklu, po kupcu, dani zaliha po grupi, artikli koji se ne prodaju dulje od 90 dana, razlika između nabavne i prodajne cijene po artiklu ažurirana dnevno.
Cijeli posao je trajao 4 tjedna. Trošak je bio manji od jedne mjesečne plaće zaposlenika. Vlasnik više ne troši 6 do 8 sati tjedno na ručno slaganje. Otvori dashboard, vidi sve u 10 minuta. Kad je banka tražila profitabilnost po grupama, izvukao je u 30 sekundi. A ono najvažnije: otkrio je da grupa "instalacijski materijal", koja čini 30 posto prometa, ima maržu od samo 6 posto kad se uračunaju logistički troškovi, dok su "sanitarni čvorovi" s 18 posto prometa na 24 posto marže. Osam godina to nije vidio jer mu je Excel pokazivao prosjek.
Pouka: prelazak s Excela na strukturirano izvještavanje nije pitanje veličine firme nego složenosti. Firma s 1,5 mil. prihoda i 200 artikala može izvrsno funkcionirati u Excelu. Firma s 4 mil. prihoda, 3.200 artikala i dva skladišta ne može. Kritična točka obično nastupa kad imate više od 1.000 artikala ili više od jedne lokacije, ili kad je vlasnik jedini koji razumije brojke.
Ako se u tome prepoznajete, ne trebate nov ERP. Trebate nekoga tko će izvući podatke iz postojećeg sustava i složiti ih u izvještaje koje razumije svatko, ne samo vi.