Distributer prehrambenih proizvoda, prihod 4,8 mil. eura, 38 zaposlenih, tri odjela. Vlasnik me zove u ožujku jer mu je godišnji budžet već beskoristan. Napravio ga je u prosincu, stavio u jedan Excel sheet, poslao voditeljima mailom. Nitko ga više nije otvorio.
Pitam ga: tko je odgovoran za budžet logistike? Kaže, pa ja. A za budžet prodaje? Opet ja. I za administraciju? Ja. Kad je jedna osoba odgovorna za sve, nitko nije odgovoran za ništa.
Kad sam pogledao taj Excel, sve je u jednom retku. Ukupni troškovi plaća, ukupno gorivo, ukupni putni troškovi. Nemoguće vidjeti troši li logistika previše goriva ili prodaja previše na putovanjima. Na kraju godine razlika plan-realizacija je 18 posto, ali nitko ne zna zašto jer se nikad nije raščlanilo tko je koliko potrošio.
Raščlanio sam budžet na tri centra. Prodaja: plaće prodajnog tima 820.000 eura, putni 45.000, marketinški materijali 18.000, provizije vezane uz prihod. Logistika: gorivo 92.000, održavanje vozila 38.000, plaće vozača i skladištara 480.000, ambalaža 25.000. Administracija: plaće uprave i podrške 310.000, najam 48.000, IT 22.000, računovodstvo i pravo 35.000. Ništa komplicirano, ali prvi put svaki voditelj vidi svoj budžet na jednom mjestu.
Dogovorili smo mjesečni ritam: petog u mjesecu svaki voditelj dobiva jednu stranicu. Plan, ostvarenje, razlika, tri najveća odstupanja s kratkim komentarom. Bez prezentacija, bez sastanaka od sat vremena. Jedna stranica, pet minuta čitanja.
Šest mjeseci kasnije ukupno odstupanje je palo s 18 na 6 posto. Ne zato što su postali vidoviti, nego zato što su počeli razmišljati unaprijed. Voditelj logistike je primijetio da mu je gorivo 12 posto iznad plana i reorganizirao rute. Voditelj prodaje je uočio da provizije rastu brže od marže i predložio novi model. Te stvari su se prije gubile u ukupnom broju.
Pouka: budžet koji ne pripada nikome je mrtav papir. Ne treba vam složen softver, treba vam struktura i disciplina. Jedan sheet po odjelu, jedna stranica mjesečno, pet minuta čitanja. To je dovoljno da voditelji počnu razmišljati o troškovima kao o svom novcu, a ne o nečijem tuđem.
Ako vam je godišnji budžet dokument koji nitko ne otvori poslije prosinca, problem nije u budžetu nego u tome što nema vlasnika.