Kad tvrtka prvi put uvede vanjski kontroling, često pita što će se stvarno promijeniti i koliko brzo. Prva tri mjeseca daju dobar pokazatelj, jer se u tom razdoblju postavi sustav i uhvati ritam. Evo kako je to izgledalo kod tvrtke koja se bavi trgovinom, s prihodom oko 7 mil. eura.
Prvi mjesec je bio slaganje temelja. Povezali smo podatke iz njihovog sustava, posložili šifrarnik koji je bio neuredan i definirali koje pokazatelje uprava zaista treba vidjeti svaki mjesec. Nastao je prvi mjesečni izvještaj koji je na jednom mjestu pokazao profitabilnost po skupini proizvoda, marže, novčani tok i usporedbu s planom. Već tu se vidjelo da dvije velike skupine artikala nose promet, ali gotovo nikakvu maržu.
Drugi mjesec je bio analiza. Kad su brojke bile na okupu, izašla su na vidjelo tri konkretna problema: prevelike zalihe u sporim artiklima, nekoliko kupaca koji su plaćali daleko iznad ugovorenog roka i popusti koji su se dijelili bez kontrole. Svaki od njih je stajao novca, a nitko ih ranije nije vidio zajedno jer podaci nisu bili spojeni.
Treći mjesec su bile odluke i prvi rezultati. Uveli smo kontrolu popusta, pooštrili naplatu dvama najvećim dužnicima i smanjili zalihe u sporoj skupini. Novčani tok se popravio, oslobodila se gotovina, a uprava je prvi put ušla u kvartal s planom umjesto s nagađanjem.
Pouka: vanjski kontroling u prva tri mjeseca ne radi čuda, nego red. Prvo spoji i posloži podatke, zatim pokaže gdje se stvarno gubi novac, pa tek onda dolaze odluke i rezultat. Najveća vrijednost nije novi izvještaj sam po sebi, nego to što tvrtka počne odlučivati po brojkama i vidjeti probleme dok su još mali.
Ako razmišljate o kontrolingu, realno očekivanje je da kroz prva tri mjeseca dobijete jasan sustav izvještavanja i prve konkretne uštede, a ne čaroliju preko noći.