Tvrtka koja se bavi uslugama imala je osjećaj da je stalno u gužvi i razmišljala je o novom zapošljavanju. Istovremeno, u nekim razdobljima ljudi su djelovali nedovoljno zauzeti. Vlasnik nije bio siguran fali li mu ljudi ili ih samo krivo raspoređuje. Umjesto da odluku donese po dojmu, pogledali smo podatke o opterećenju.
Spojili smo podatke o obavljenom poslu po danima i tjednima kroz godinu. Slika je pokazala nešto važno: problem nije bio ukupan broj ljudi, nego raspored opterećenja. Postojali su izraziti vrhovi u određene dane i mjesece, kad je posla bilo daleko više nego što ekipa stiže, i razdoblja zatišja kad je isti tim bio slabo iskorišten. Prosjek kroz godinu bio je sasvim u redu, ali prosjek je skrivao te oscilacije. U gužvi je falilo ruku, u zatišju ih je bilo previše.
Novi stalni zaposlenik riješio bi vrhove, ali bi kroz zatišja bio dodatni fiksni trošak bez posla. Zato rješenje nije bilo jedno ili drugo. Vrhove smo pokrili fleksibilno, kroz privremenu ispomoć i preraspored posla koji može čekati iz gužve u mirnije dane. Time se izgladilo opterećenje, ljudi su prestali gorjeti u vrhovima, a firma nije preuzela stalni trošak koji joj kroz veći dio godine ne treba.
Ono što je odlučilo nije bio dojam da je stalno gužva, nego brojke koje su pokazale kada je gužva, koliko traje i koliki je razmak do zatišja. Tek s tim se moglo pametno planirati, umjesto zapošljavanja na temelju najgoreg tjedna u godini.
Pouka: koliko ljudi firmi treba nije stvar dojma, nego rasporeda opterećenja kroz vrijeme. Osjećaj stalne gužve često dolazi od nekoliko izraženih vrhova, dok ostatak godine kapacitet nije popunjen. Podaci o opterećenju pokazuju kada stvarno fali ruku, pa se vrhovi mogu pokriti fleksibilno umjesto stalnim zapošljavanjem koje kroz zatišje postaje trošak. Prije nego se zaposli po najgorem tjednu, vrijedi pogledati cijelu godinu.
Ako razmišljate o novom zaposleniku jer vam je stalno gužva, prvo pogledajte podatke o opterećenju kroz cijelu godinu, jer možda vam ne fali ljudi, nego bolji raspored.